Навигация
Системное Администрирование Решения на открытых кодах Структура сети Компьютерные сети малых предприятий Сеть с централизованным управлением Управление с помощью групповых политик Организация почтового обслуживания Взаимодействие с глобальной сетью Безопасность Виртуализация Парядок настройки и определения неисправностей Средства управления системами Автоматизация установки программного обестичения Решение проблем с компьютером Разное
 
 
Избранное
Pathping. Traceroute на стероидах.
FreeNAS: создаём сетевое хранилище (NAS)
Iperf - утилита для тестирования пропускной способности сети.
Средство против «сетевой слепоты»
Преимущества и недостатки RAID 6
Дисковые массивы RAID
Надежнее, чем RAID 5
Унификация корпоративных коммуникаций
Exchange и SAN: не все так просто
Cisco против Meru
 
 
Средства управления системами » Windows - 10 параметров, расширяющих функциональность Outlook.

Microsoft Office Outlook 2003 содержит множество полезных параметров и возможностей. В течение нескольких лет я отвечал на вопросы пользователей по этому продукту и определил 10 стандартных параметров Outlook, изменив которые можно расширить его функциональность и сделать более удобным. Эти изменения рассматриваются в данной статье. Кроме того, я покажу, как реализовать их на практике.

1. Передача подтверждения о прочтении

В отличие от прежних версий, Outlook 2003 предупреждает получателя, что отправитель открытого им почтового сообщения запросил подтверждение о прочтении (read receipt). Получив предупреждение, получатель может подтвердить прием или проигнорировать запрос. Похоже, назначение этой функции — защитить пользователя от авторов спама и других злоумышленников, но я обнаружил, что некоторые получатели используют ее, чтобы не посылать подтверждений никому ни при каких обстоятельствах. Их поведение понятно, но люди, запрашивающие подтверждение, часто имеют для этого основания. Например, менеджеры, использующие электронную почту как инструмент для делегирования производственных заданий, могут запросить подтверждение о прочтении, чтобы убедиться в осведомленности сотрудников о поставленных задачах. Эта функция полезна в борьбе со шпионажем, но сервер Exchange блокирует отправку подтверждений о прочтении в Internet, если администратор не запретил Global Internet Message Format сервера Exchange и не разрешил автоматических ответов в Internet.

2. Возврат в ящик «Входящие»

С помощью трех параметров, определяющих режим обработки сообщений, можно назначить действия, следующие за закрытием или удалением сообщения: Return to the Inbox (возврат в папку «Входящие»), Open next item (открыть следующее сообщение) и Open previous item (открыть предыдущее сообщение). По умолчанию выбирается режим Open next item. Когда пользователь закрывает или удаляет сообщение, Outlook открывает следующее сообщение в папке «Входящие» и отображает его. Этот режим удобен, но связан с определенным риском. Например, если следующее сообщение — спам, то при закрытии текущего послания Outlook отображает спам-сообщение, в результате может быть активизирован так называемый спам-маяк. Чтобы уменьшить риск, следует активизировать режим Return to the Inbox. Пользователи по-прежнему смогут вручную открывать сообщения, но следующие в списке сообщения не будут автоматически открываться после закрытия текущих сообщений.

3. Использование Outlook Email Security Update

В состав Outlook 2000 Service Pack 1 (SP1) и более новых версий входит Outlook Email Security Update — компонент для защиты от вирусов и других вредных программ. Он блокирует множество вложений, в которых могут передаваться вирусы, в том числе потенциально вредные типы файлов, такие как исполняемые (.com, .cpl, .exe) и сценарии (.bas, .js, .hta, .wsh, .vbs). К сожалению, блокируются и необходимые пользователям документы, в том числе файлы сертификатов безопасности (.crt) и базы данных Microsoft Access (.mdb). Email Security Update позволяет указать, какие присоединенные файлы следует блокировать или разрешить, создав общедоступную папку для хранения параметров, определяющих конфигурацию данного обновления безопасности Outlook. Необходимо активизировать один из разделов реестра в локальном компьютере, чтобы Outlook отыскивал специальные параметры безопасности в общедоступной папке. Инструмент, с помощью которого администраторы настраивают параметры Outlook Email Security Update, называется Outlook Administrator Pack; он представляет собой составную часть комплекта ресурсов Microsoft Office 2003 Editions Resource Kit.

4. Расширение публикуемых данных о свободном/занятом времени

Данные о свободном/занятом времени используются в различных функциях и компонентах Outlook. По умолчанию Outlook публикует лишь двухмесячные данные, но иногда требуется составить расписание на более длительное время. Можно увеличить объем данных, публикуемых для отдельных пользователей, но если все пользователи предприятия публикуют разное количество данных, то могут возникнуть трудности при планировании общих или делегируемых ресурсов. Проблемы с планированием возникают потому, что Outlook обновляет данные о свободном/занятом времени и сохраняет их на сервере Exchange, однако количество данных, сохраняемых на сервере, определяется параметрами публикации свободного/занятого времени в каждом экземпляре Outlook. Разные клиенты Outlook с различными параметрами публикации свободного/занятого времени могут обращаться к ресурсам и обновлять их, но при этом отсутствуют сведения, указывающие, что временной блок уже распределен. Чтобы этого не случилось, все клиенты в организации должны публиковать одинаковый объем данных о свободном/занятом времени.

5. Восстановление удаленных элементов

Как избавиться от хлопот по восстановлению целого сервера, когда нужно восстановить лишь один преждевременно или случайно удаленный элемент? В Exchange имеется функция Deleted Items Recovery, с помощью которой пользователи восстанавливают удаленные элементы в течение определенного временного промежутка. Как правило, при удалении сообщения пользователем Exchange помещает его в папку Deleted Items, корзину для мусора. Когда пользователь очищает папку Deleted Items, элемент не удаляется из хранилища Exchange Store, а помечается как скрытый и удаляется лишь по истечении определенного интервала времени. Это действие аналогично высыпанию мусора из корзины в контейнер, где он ожидает окончательного уничтожения. В документации Microsoft об удалении элементов из папки Deleted Items говорится как о перемещении в мусорный контейнер. Мусорный контейнер — простая аналогия; элементы остаются в папке Deleted Items, но скрыты. Восстановить данные из мусорного контейнера и сделать их видимыми в папке Deleted Items можно с помощью функции Deleted Items Recovery из меню Tools программы Outlook.

Как и при использовании других функций Outlook, удалять сообщения можно несколькими способами: щелкнув на кнопке удаления, нажав на клавиатуре клавишу Delete или комбинацию клавиш Shift+Delete. При нажатии на Shift+Delete элементы сразу же попадают в «мусорный контейнер», без промежуточного перемещения в папку Deleted Items — они прячутся «на месте» (например, в папке «Входящие») и отмечаются для удаления. По умолчанию, функция Deleted Items Recovery активна только в папке Deleted Items, что не позволяет восстанавливать удаленные «на месте» элементы из других папок. Чтобы распространить действие функции Deleted Items Recovery на все другие папки, следует изменить параметр реестра DumpsterAlwaysOn.

6. Отмена полных меню

Функции Outlook столь многочисленны, что изучить их все трудно. Положение усугубляется тем, что по умолчанию активизирована функция Personalized Menus. По щелчку на корневом элементе меню отображаются лишь наиболее часто используемые пункты Personalized Menus. В результате начинающим пользователям требуется больше времени для освоения функций и быстрых комбинаций клавиш. По моему опыту, Personalized Menus лучше сначала отключить и активизировать после того, как пользователи полностью освоят с Outlook.

7. Активизация функции проверки орфографии

Не совсем понятно, почему эта функция по умолчанию отключена. К счастью, включить проверку орфографии просто, как — будет объяснено ниже.

8. Выделение сообщений в панели предварительного просмотра

Ни одна другая функция Outlook не вызывает таких опасений в отношении безопасности предприятия. Автоматически обрабатывая и отображая HTML-сообщения, Preview Pane может запустить вирус или Web-bug. Это часто случалось в Outlook 98, и доверие к функции до сих пор не восстановлено. Outlook 2003 считается безопасным благодаря функциям защиты, которые предотвращают запуск вирусов и опасных программ из Preview Pane. Проблем не возникает, если своевременно применять исправления и обновлять программу. Многие пользователи ценят возможности Preview Pane, в которой можно быстро просматривать сообщения. Работая с Preview Pane, полезно настроить параметр, определяющий момент изменения статуса сообщения с непрочитанного на прочитанное. По умолчанию этот параметр активен и переключает статус сообщения, когда пользователь переходит к другому сообщению. Иными словами, при использовании Preview Pane для выбора и чтения сообщений выбор следующего сообщения автоматически отмечает предыдущее просматриваемое сообщение как прочитанное. В результате пользователи, привыкшие бегло просматривать сообщения, могут потерять важный документ, поскольку каждое сообщение, просмотренное в Preview Pane, будет выглядеть в ящике «Входящие» как прочитанное. Я рекомендую отключить эту функцию и научить пользователей отмечать сообщения как прочитанные с помощью комбинации клавиш Ctrl+Q.

9. Отключение панели предварительного просмотра

Если использование Preview Pane по-прежнему вызывает опасения, то можно выключить панель с помощью ключа /nopreview в командной строке Outlook.exe. Этот ключ работает с Outlook 2000 и более новыми версиями. При использовании Outlook 2002 и Outlook 2000 панель предварительного просмотра отключается во всех папках, а в меню View блокируется пункт Preview Pane. При использовании ключа в Outlook 2003 панель Preview Pane отключается во всех папках при запуске Outlook, но пользователи могут вновь активизировать ее. Метод, описанный ниже, позволяет ввести ключ в начальную конфигурацию Outlook для использования со стандартной пиктограммой Outlook на рабочем столе или в панели быстрого запуска (нового ярлыка не требуется).

10. Отключение функции автоматического архивирования

По умолчанию через каждые 14 дней Outlook предлагает архивировать старые элементы почтового ящика. Функции, облегчающие пользователям управление ресурсами почтового ящика, полезны, но на практике лучше не применять автоматическую процедуру, а предоставить возможность выбора сообщений и времени архивирования пользователям. Большинство пользователей используют почтовые ящики Exchange не только для отправки и приема сообщений, но и в качестве хранилища информации. Если для перемещения почтовых сообщений во вторичное хранилище используется программа независимого поставщика, то функция автоархивирования Outlook не нужна. Еще одно неудобство, связанное с функцией Auto Archive, состоит в том, что по умолчанию архивные .pst-файлы сохраняются в неожиданном для пользователей каталоге, таком как C:\DocumentsorSettings\neubauerJ\Local Settings\ApplicationData\Microsoft\Outlook\archive.pst. Этот путь не является частью привычной иерархии маршрута к My Documents, поэтому некоторым пользователям трудно найти и извлечь архивные файлы. Я рекомендую отключить автоматическое 14-дневное архивирование и дать пользователям подробные инструкции по ручной активизации функции архивирования, в том числе по выбору места для хранения архивных файлов .pst. Такие меры помогают защитить данные, так как пользователи могут сохранять архивные файлы не на локальных дисках, а на носителях, для которых часто выполняются операции резервного копирования.




 
 
 
 
Поиск по сайту
Google Поиск


Яндекс поиск
 
 
Полезное
 
 
 
 
 
systemzone.ru 2014